Facturen verwerken in AFAS: eigen Scan & Herken, Whitevision of Zenvoices?

Begin met het soort facturen dat je verwerkt

Een factuur met één kostenbedrag stelt andere eisen dan een levering met twintig artikelregels, drie kostenplaatsen en een gedeeltelijke ontvangst. Tel daarom niet alleen het aantal documenten. Bekijk waar medewerkers gegevens uitsplitsen, een verschil uitzoeken of wachten op goedkeuring.

Voor AFAS Profit kun je de ingebouwde Scan & Herken-functie vergelijken met aanvullende software voor factuurverwerking. Hieronder vergelijken we de gedocumenteerde uitgangspunten van AFAS, Whitevision en Zenvoices. De voorbeeldopdrachten zijn zelf opgesteld; ze zijn geen resultaten van een producttest.

Wat staat er in de productdocumentatie?

AFAS Scan & Herken: herkenning op kopniveau

AFAS vermeldt op de pagina over Scan & Herken dat de ingebouwde PDF-herkenning in Profit op factuurkop werkt, niet op regels. De functie is een kosteloze toevoeging onder fair use voor de eigen onderneming. Activering en inrichting zijn wel nodig.

Maak onderscheid tussen PDF-herkenning en de verwerking van gestructureerde e-facturen. AFAS beschrijft ook automatische matching wanneer een leverancier UBL inclusief regels aanlevert, via de verwerking van e-factuurregels. Alleen kopherkenning vergelijken met alle mogelijkheden van een externe oplossing zou de bestaande AFAS-functionaliteit te beperkt voorstellen.

Whitevision: regels en orderfacturen

Whitevision beschrijft op de pagina over de AFAS-koppeling onder meer verwerking op regelniveau, verdeling naar kostenplaatsen en kostendragers, en matching met inkooporders en leveringen. Vraag welke uitvoering en inrichting van Whitevision hiervoor nodig zijn.

Dat maakt de oplossing een kandidaat wanneer je veel regels moet verdelen of orderfacturen moet controleren. Het bewijst nog niet hoe goed jouw afwijkende documenten worden verwerkt. Gebruik daarvoor een representatieve set en laat ook de uitzonderingen afhandelen.

Zenvoices: Profit en een SB-koppeling in bèta

De documentatie over Zenvoices met AFAS Profit beschrijft regelherkenning, autorisatie en three-way matching: facturen vergelijken met bestellingen en ontvangsten. De aparte AFAS SB-pagina noemt de koppeling op onze controledatum nog bèta. Behandel de beschikbaarheid voor SB dus als een afzonderlijk selectiepunt.

Vraag bij iedere koppeling welke functies jouw gekozen abonnement ondersteunt en wie de inrichting verzorgt. Een koppeling met twee AFAS-producten betekent niet dat de mogelijkheden in beide gelijk zijn.

Een vergelijking met drie demonstratiefacturen

Maak voor onderstaande opdrachten fictieve facturen in een testomgeving. Stem de verwachte boeking vooraf af met de administratie. Bedragen zijn vóór eventuele btw; de voorbeelden gaan over verdeling en matching.

Bied de eerste factuur daarna nogmaals aan onder een andere bestandsnaam. Kijk of een mogelijke dubbeling wordt gesignaleerd. Geef vervolgens een credit bij de derde factuur. Controleer of die aan de oorspronkelijke post te koppelen is en of de resterende verplichting begrijpelijk blijft.

Vergelijk bij de orderfactuur ook een PDF met een gestructureerde UBL-versie. Een extra pakket kan vooral waarde toevoegen bij één aanlevervorm. Vraag daarom hoeveel van jouw leveranciers de andere vorm al kunnen leveren voordat je extra software aanschaft.

Goedkeuring, uitzonderingen en licenties

Laat iedere kandidaat dezelfde goedkeuringsroute tonen. In een fictief bedrijf controleert de administratie de boeking en beoordeelt een budgethouder de levering. Boven een intern gekozen grens van €2.500 kijkt daarnaast de financieel manager mee. De grens is een voorbeeld, geen algemeen voorschrift.

Test wat er gebeurt wanneer de budgethouder afwezig is, een factuur wordt afgewezen of een document na goedkeuring wijzigt. Vraag waar de oorspronkelijke bijlage, opmerkingen en eerdere stappen terug te vinden zijn. Controleer ook of een betalingsblokkade behouden blijft zolang een afwijking openstaat.

Neem daarna de gebruikers mee in de offerte: wie werkt al in AFAS, wie hoeft uitsluitend goed te keuren en wie beheert de koppeling? Laat de leverancier de benodigde rechten en licenties uitschrijven. Een apart portaal is pas een kostenvoordeel als de volledige inrichting en het beheer zijn meegerekend.

Peppol ontvangen is één onderdeel van het proces

Zenvoices documenteert het ontvangen van facturen via Peppol. Controleer voor elke kandidaat hoe ontvangst, registratie en doorlevering naar AFAS zijn geregeld. Vraag apart naar verzenden als je dat ook nodig hebt.

Een gestructureerd bericht voorkomt dat je velden uitsluitend uit een afbeelding moet halen. Het kan nog steeds een verkeerde prijs, onbekende bestelling of dubbele factuur bevatten. Gebruik dezelfde controles voor inhoud en goedkeuring. Lees verder in onze gids over software voor Peppol.

Wanneer is extra software de moeite waard?

Onderzoek eerst de bestaande Profit-functies als je vooral eenvoudige PDF-facturen of bruikbare UBL-documenten ontvangt. Zet Whitevision en Zenvoices op de shortlist als regelverdeling, ordermatching of een andere goedkeuringsroute veel werk oplevert. Neem voor SB de bèta-status van de Zenvoices-koppeling expliciet mee.

Meet tijdens een proef het aantal correcties en de tijd tot een boeking klaarstaat. Reken die uitkomst om naar jouw maandvolume en vergelijk de besparing met licenties, inrichting en beheer. Via de profielen van Whitevision en Zenvoices kun je de volgende stap naar de leverancier zetten. Vergelijk eerst dezelfde facturen en laat vastleggen welke functies daadwerkelijk worden geleverd.