AFAS Jonas: welke AI-functies krijg je in Profit en in SB?

Jonas is een verzamelnaam voor AI bij AFAS

Wie zoekt naar AFAS Jonas, komt verschillende toepassingen tegen. De naam alleen zegt onvoldoende over de taak, de benodigde inrichting en het product waarin een functie beschikbaar is. Maak daarom onderscheid tussen AFAS Profit en AFAS SB.

Begin met een werkvraag: wil je uitleg krijgen over de bediening, een reactie op een dossier schrijven of gegevens uit een aanvraag laten verwerken? Die taken vragen verschillende bronnen en controles. Een helpassistent kan nuttig zijn zonder toegang tot je eigen administratie. Een workflow die velden invult heeft juist gevolgen voor het verdere proces.

Wat beschrijft AFAS voor Profit?

Het AFAS Help Center over Jonas beschrijft onder meer twee toepassingen in workflows. Jonas-automatisering analyseert workflowgegevens en kan velden vullen volgens de inrichting in de workflow-editor. Een Jonas-assistent kan op een gekozen punt automatisch een prompt uitvoeren; de gebruiker ziet het resultaat in een informatieblok.

De algemene AI-pagina van AFAS beschrijft daarnaast hulp bij reacties, samenvattingen en vertalingen, en assistenten waarvoor je eigen bronnen selecteert. Denk bij die bronnen aan een handboek of een FAQ. Deze beschrijvingen zijn geen garantie dat alle functies al in jouw omgeving actief zijn.

Het is dus onjuist om Jonas uitsluitend als een chatvenster te zien waarin iedere actie op een aparte klik wacht. Sommige taken kunnen automatisch onderdeel zijn van een workflow. Laat de beheerder aanwijzen waar invoer wordt gebruikt, welke velden kunnen veranderen en waar medewerkers controleren voordat een proces verdergaat.

Wat beschrijft AFAS voor SB?

Op de AI-pagina van AFAS SB wordt Jonas beschreven als hulp bij het gebruik van de software. De assistent gebruikt de helpdocumentatie en toont bronnen bij het antwoord. Dat past bij vragen zoals waar je een instelling vindt of hoe je een handeling uitvoert.

Daaruit volgt niet dat Jonas zelfstandig je volledige administratie voert. Het zegt evenmin welke andere automatische boekhoudfuncties SB heeft. Houd softwarehulp en financiële verwerking uit elkaar wanneer je een demonstratie aanvraagt. Bekijk ook het softwareprofiel van AFAS SB om het pakket als geheel te vergelijken.

Vergelijk functies op taak en bron

Een ontbrekende functie in deze tabel betekent dat de genoemde bron deze niet onderbouwt. Het is geen uitspraak dat de functie nergens in het product bestaat. Vraag de leverancier naar aanvullende documentatie als een taak voor jouw keuze belangrijk is.

Een voorbeeldopdracht met controleerbare uitkomst

Onderstaand voorbeeld is zelf opgesteld. We hebben deze opdracht niet in Jonas uitgevoerd. Je kunt hem gebruiken om in een demonstratie de kwaliteit van een samenvatting te beoordelen.

Project Koraal krijgt op 18 november een conceptplanning. De projectleider bespreekt die op 20 november met de opdrachtgever. Het budget is nog niet goedgekeurd. De opdrachtgever vraagt daarnaast of oplevering een week eerder mogelijk is; daarover is nog niets afgesproken.

Geef daarbij deze opdracht:

Vat de afspraken samen in maximaal drie punten. Noem de twee datums met de bijbehorende actie. Zet open vragen apart. Voeg geen nieuwe afspraak of bevestiging toe.

De controle bestaat uit vier vragen: staan beide datums goed, is het ontbrekende budgetakkoord zichtbaar, blijft de vervroegde oplevering een vraag en zijn er geen nieuwe toezeggingen toegevoegd? Een nette formulering is onvoldoende als een wens als afspraak verschijnt.

Herhaal de opdracht met een tegenstrijdige datum in een tweede bericht. Vraag hoe de assistent met die tegenspraak omgaat en of je de gebruikte bron kunt terugvinden. Noteer correctietijd naast schrijftijd. Daarmee beoordeel je of het hulpmiddel in jouw werk daadwerkelijk tijd bespaart.

Wat moet een beheerder vooraf regelen?

• Beschikbaarheid: leg vast welke Profit-versie, functie en activering de demonstratie gebruikt. Controleer dit in de actuele documentatie voor jouw omgeving.
• Bronnen: kies een eigenaar voor handboeken en andere documenten. Verwijder verouderde versies voordat een assistent ermee werkt.
• Toegang: probeer een vraag met een gewone gebruikersrol. Controleer welke bronnen en resultaten die rol kan openen.
• Automatische acties: laat zien welke velden kunnen veranderen en hoe je een onjuiste uitkomst herstelt. Wijs iemand aan die de inrichting beheert.
• Gegevensgebruik: bespreek welke invoer wordt verwerkt en bewaard, welke partijen daarbij betrokken zijn en hoe dat past bij het eigen informatiebeleid.

Gebruik voor de eerste proef fictieve gegevens. Zo kun je de werking beoordelen voordat je beslist welke echte dossiers geschikt zijn. Begin daarna met één afgebakende taak waarvoor een medewerker de uitkomst eenvoudig kan controleren.

Laat de keuze voor Profit of SB niet alleen van AI afhangen

Een bedrijf dat uitsluitend een boekhoudprogramma nodig heeft, kiest geen uitgebreid ERP-systeem omdat een assistent meer soorten taken kent. Vergelijk eerst de gewone bedrijfsprocessen, gebruikers en kosten. Beoordeel AI vervolgens als onderdeel van dat pakket.

Werk je al met Profit, onderzoek dan welke bestaande workflow geschikt is voor een beperkte proef. Kijk je naar SB, laat de helpassistent een vraag beantwoorden die een nieuwe gebruiker werkelijk stelt. Vergelijk voor een bredere selectie boekhoudprogramma's of ERP-systemen. Onze gids over boekhouden met AI helpt bij de beoordeling van financiële taken.