Gratis boekhoudprogramma: wat is echt gratis en wanneer moet je betalen?

Wat bedoelt een aanbieder met gratis?

Een gratis boekhoudprogramma kan voldoende zijn als de functies aansluiten op je administratie. Begin daarom met de vraag wat je iedere maand moet doen: facturen versturen, inkoopbonnen verwerken, betalingen controleren en cijfers aan je boekhouder aanleveren. Een pakket dat alleen je verkoopfacturen maakt, neemt nog niet je hele administratie over.

Er zijn drie verschillende aanbiedingen. Een gratis basisabonnement heeft geen vaste einddatum, maar kan functies beperken. Een startersactie geeft tijdelijk korting of gratis toegang als je aan de voorwaarden voldoet. Een proefperiode is bedoeld om software uit te proberen. Zet die drie vormen apart op je shortlist. Vergelijk daarna de boekhoudprogramma's op de taken die je nodig hebt.

Gekko, e-Boekhouden.nl en Moneybird: drie verschillende instaproutes

Deze vergelijking is gebaseerd op de Nederlandse prijstabel van Gekko, de startersvoorwaarden van e-Boekhouden.nl en de huidige pakketten van Moneybird, geraadpleegd op 10 september 2026. Bekijk bij het bestellen ook de betaaltermijn, btw en eventuele extra diensten.

Drie situaties waarin een andere grens telt

Je begint naast je baan

Neem een fictieve tekstschrijver die drie klanten per maand factureert. Zij wil haar uren, inkoopbonnen en betalingen bijhouden. Een gratis basispakket kan werken als zij de ontbrekende rapportage zelf verzorgt of met haar boekhouder regelt. De relevante grens is hier de benodigde functie, niet alleen het aantal facturen.

Haar proef bestaat uit één complete maand: drie verkoopfacturen, vijf bonnen, een creditfactuur en de bijbehorende betalingen. Daarna probeert zij het overzicht te downloaden dat haar boekhouder nodig heeft. Lukt alleen factureren, maar ontbreekt een werkbare overdracht, dan is het pakket voor haar administratie nog niet compleet.

Je webshop groeit

Een fictieve webwinkel verwerkt negentig bestellingen per maand. De betaalprovider stort de opbrengsten gebundeld, na aftrek van kosten. Daardoor is negentig bestellingen niet hetzelfde als negentig banktransacties. Ook retouren en deelbetalingen kunnen apart terugkomen. Tel deze aantallen niet zonder uitleg bij elkaar op om een pakketlimiet te berekenen.

Laat met een voorbeeld zien hoe de software één gebundelde uitbetaling uitsplitst. Moet je daarvoor een extra koppeling aanschaffen, dan hoort die in je vergelijking. Het abonnement met de laagste basisprijs kan met die koppeling duurder uitvallen. Vraag ook wat er gebeurt wanneer je een volumelimiet overschrijdt: volgt een upgrade, een toeslag of een beperking?

Je gaat samenwerken

Een fictief adviesbureau wil met twee vennoten én een boekhouder werken. Het bureau heeft weinig facturen, maar wel behoefte aan afzonderlijke accounts. Bekijk welke gebruikers zijn inbegrepen en of een accountantstoegang anders wordt berekend dan een extra medewerker. Deel geen hoofdwachtwoord om een gebruikerslimiet te omzeilen.

Controleer in dezelfde proef welke informatie iedere rol kan bekijken of aanpassen. Iemand die uren schrijft hoeft bijvoorbeeld niet automatisch alle financiële rapportages te zien. Als een pakket de gewenste scheiding niet biedt, is een hoger abonnement of een ander pakket het onderzoeken waard.

Bereken de kosten na de gratis periode

Een eenvoudige berekening voorkomt dat een introductieaanbod de hele keuze bepaalt. Noteer over dezelfde periode: betaalde abonnementsmaanden, vaste koppelingen, extra gebruikers en verbruikskosten. Tel eenmalige hulp bij de inrichting apart mee. Vergelijk bedragen op dezelfde btw-basis.

Fictief rekenvoorbeeld, geen leveranciersprijzen: pakket A is drie maanden gratis en kost daarna €20 per maand. Een noodzakelijke koppeling kost vanaf de start €5 per maand. Over 24 maanden betaal je 21 × €20 + 24 × €5 = €540. Pakket B kost vanaf de start €18 per maand, inclusief die koppeling. Dezelfde periode kost dan 24 × €18 = €432. In dit voorbeeld is het aanbod met de gratis start over twee jaar €108 duurder.

Verander de bedragen en perioden naar jouw situatie. Een proefperiode waarin je nog geen volledige administratie voert is niet vanzelf een bespaarde abonnementsmaand. Neem ook je eigen werk mee: als een gratis pakket iedere maand extra invoer vraagt, kan betalen alsnog voordelig zijn. Die tijdwinst moet je zelf vaststellen.

Controleer deze vijf punten tijdens de proef

1. Een complete geldstroom. Maak een factuur, registreer een deelbetaling en verwerk het restant. Controleer of duidelijk blijft wat de klant nog moet betalen.
2. Een fout herstellen. Corrigeer een verkeerd bedrag of een verkeerde categorie. Kun je later terugvinden wat er is aangepast?
3. De bank. Probeer je eigen bank of een representatief importbestand. Controleer kosten en beperkingen van de koppeling afzonderlijk.
4. De overdracht. Download facturen en overzichten. Laat je boekhouder beoordelen of die bruikbaar zijn.
5. Het einde van gratis. Noteer de einddatum, opzegwijze en het tarief daarna. Controleer of je gegevens beschikbaar blijven als je niet doorgaat.

Welke route past bij jouw administratie?

Onderzoek Gekko Basic als je structureel zonder abonnement wilt beginnen en de basisfuncties voldoende vindt. Bekijk e-Boekhouden.nl als je voor de startersactie in aanmerking komt en ook het pakket na afloop passend is. Zet Moneybird op je shortlist als je een betaald pakket wilt vergelijken en daarvoor eerst een ruime proefperiode wilt gebruiken.

Je hoeft niet voor toekomstige groei te betalen die misschien nooit komt. Zorg wel dat je weet wat de eerstvolgende stap kost en hoe je je gegevens kunt meenemen. Daarmee blijft gratis een bewuste keuze in plaats van een reden om later tegen je zin te moeten overstappen.

Bekijk naast de genoemde pakketten ook het softwareprofiel van Gekko. Kies op de functies die je nu gebruikt en de grenzen die je bij groei verwacht te bereiken.