AFAS vs Exact: welk pakket past bij jouw bedrijf?

Vergelijk eerst de juiste productlijnen

Een vergelijking tussen AFAS en Exact wordt pas bruikbaar als je dezelfde werkzaamheden, gebruikers en administraties meeneemt. Een boekhoudabonnement voor een zelfstandige vergelijken met een volledig ingerichte ERP-omgeving geeft weinig informatie over de keuze voor jouw bedrijf.

AFAS presenteert Profit als een suite waarin bedrijfsprocessen samenkomen. Exact biedt verschillende productlijnen: Exact Online, Globe+, Synergy en Financials. Globe+ omvat bijvoorbeeld financiële en operationele processen; Synergy richt zich onder meer op HRM, CRM en workflows. Exact is dus breder dan online boekhouden. Zie de officiële overzichten van AFAS ERP en Exact software.

Begin op SoftwareWatcher bij AFAS Software ERP en Exact voor ERP. Zoek je vooral boekhouding voor een kleine onderneming, neem dan ook AFAS SB mee. Leg voor een ERP-selectie eerst vast welke afdelingen samen moeten werken. Ons overzicht van ERP-systemen helpt je om ook andere kandidaten te bekijken.

Drie bedrijfsprocessen voor dezelfde demonstratie

Onderstaande opdrachten zijn eigen, fictieve voorbeelden. Laat beide leveranciers dezelfde opdrachten uitvoeren in de voorgestelde editie. Noteer per stap of die standaard beschikbaar is, moet worden ingericht of een extra product vraagt. Zo voorkom je dat een aantrekkelijke demonstratie een probleem oplost dat je zelf nauwelijks hebt.

Een adviesbureau: van uren naar projectresultaat

Een bureau verkoopt een project van €12.000 met een intern urenbudget van 100 uur. Na de eerste maand is 45 uur besteed. Laat een medewerker uren invoeren, een projectleider een regel afwijzen en finance een termijnfactuur maken. Kan de projectleider daarna zien hoeveel budget resteert en welke uren nog niet zijn goedgekeurd?

Vraag ook wat er gebeurt als een medewerker halverwege van team wisselt. Welke gegevens wijzigen automatisch en welke tarieven blijven aan het project gekoppeld? Bekijk hiervoor ook Exact voor projecten en onze uitleg over urenregistratie en facturatie combineren.

Een groothandel: een deellevering met een retour

De klant bestelt 100 stuks. Er zijn 80 beschikbaar; 20 volgen later. Van de eerste levering komen 5 stuks beschadigd terug. Laat de leverancier reserveringen, nalevering, voorraadcorrectie en creditfactuur tonen. Controleer of de webshop dezelfde beschikbare voorraad ziet en wat er gebeurt wanneer een koppeling tijdelijk uitvalt.

Exact beschrijft voor Globe+ onder meer handel, productie, projecten en financiële administratie. Dat maakt het een kandidaat om te onderzoeken, maar bewijst niet dat iedere gewenste magazijnhandeling in jouw offerte zit. Stel AFAS precies dezelfde vragen over ordermanagement, locaties, retouren en de benodigde koppelingen.

Een werkgever: van indiensttreding naar de eerste verwerking

Gebruik een fictieve medewerker met een startdatum halverwege de maand. Laat zien wie de gegevens invoert, wie controleert en welke gegevens naar salarisverwerking, planning en rapportages gaan. Vraag daarnaast een demonstratie met een beperkte gebruikersrol: welke informatie kan een teamleider wel en niet openen?

Beoordeel beide oplossingen op de volledige overdracht. Een HR-scherm zegt weinig over een salarisproces zolang de betreffende module of koppeling ontbreekt in de demonstratie. Bespreek ook wie wijzigingen beheert en wie een fout oplost die meerdere systemen raakt.

Vergelijk offertes over dezelfde drie jaar

Het onderstaande kostenvoorbeeld is fictief en hoort niet bij AFAS of Exact. Het laat zien waarom alleen de licentieprijs vergelijken een onvolledig beeld geeft. Beide voorstellen ondersteunen in dit voorbeeld dezelfde twintig gebruikers en werkzaamheden. Bedragen zijn exclusief btw.

Voor A is de som €20.000 + 3 × (€15.000 + €3.500). Voor B is dat €12.000 + 3 × (€11.500 + €3.000 + €2.500). B is in dit voorbeeld €12.500 goedkoper. Als daar nog €15.000 aan ontbrekende inrichting bij komt, verandert de volgorde. Vraag daarom expliciet welke werkzaamheden buiten de offerte vallen.

Neem ook interne projecturen, gegevensopschoning, tijdelijk dubbel gebruik en toekomstige prijsaanpassingen mee. Gebruik het rekenmodel bij wat kost een ERP-systeem? om offertes op dezelfde grondslag te zetten.

Geef AI een concrete opdracht

Voeg één taak toe die nu tijd kost: een lang dossier samenvatten, factuurgegevens voorstellen of een openstaande vraag beantwoorden. Gebruik fictieve gegevens en controleer de uitkomst. Laat de leverancier aanwijzen in welke editie de functie beschikbaar is, wat deze kost en welke handeling daarna nog bij een medewerker ligt.

Beoordeel een aangekondigde functie afzonderlijk van een functie die je daadwerkelijk kunt gebruiken. Voor AFAS bespreken we de productverschillen in onze gids over Jonas in Profit en SB. Vraag bij Exact eveneens naar de specifieke productlijn en beschikbare functie, zodat je twee uitvoerbare oplossingen vergelijkt.

Wanneer hoort een pakket op je shortlist?

Neem AFAS mee wanneer je onderzoekt hoe meerdere afdelingen binnen één suite kunnen werken. Neem Exact mee wanneer een van de productlijnen aansluit op jouw combinatie van financiële, personele en operationele processen. Voor veel organisaties kunnen beide leveranciers op de eerste shortlist staan.

Laat de demonstraties en offertes bepalen welke kandidaat doorgaat. Schrap een pakket als een onmisbare stap ontbreekt, de inrichting buiten je budget valt of je organisatie het beheer niet kan organiseren. Noteer de reden per eis. Dat levert een beter onderbouwde keuze op dan een algemeen oordeel dat het ene merk beter is voor personeel en het andere voor handel.