Stappenplan voor het selecteren van bedrijfssoftware

Het selecteren van bedrijfssoftware is een uitdagend traject voor bedrijven. Er zijn namelijk een aantal lastige vraagstukken waar je tegen aan kan lopen als bedrijf. Hoe sta je er namelijk nu voor op het gebied van digitalisering? Hoe bepaal je de digitale strategie? En wat zijn de juiste stappen die je moet zetten voor selecteren van bedrijfssoftware?

Om dit traject zo goed mogelijk te laten verlopen, hebben we in dit artikel een stappenplan opgesteld voor het selecteren van bedrijfssoftware.

• Stap 1: Onderzoek de huidige situatie van je bedrijf met een digitalisering quickscan
• Stap 2: Onderzoek de gewenste situatie en bepaal je digitale strategie
• Stap 3: Maak een shortlist
• Stap 4: Vraag software demo’s aan
• Stap 5: selecteren van softwareleveranciers
• Stap 6 (optioneel): Vraag om meer advies

Stap 1: Onderzoek de huidige situatie van je organisatie

In eerste instantie moet je weten hoe je er nu voor staat met je organisatie op het gebied van bedrijfsprocessen en softwareoplossingen. Voor het aanschaffen van nieuwe software is het namelijk belangrijk om rekening te houden met de gehele software omgeving en digitale strategie van je organisatie. De nieuwe software die je wilt aanschaffen moet namelijk wel goed aansluiten op alle bedrijfsprocessen en softwareapplicaties.

Stap 2: Onderzoek de gewenste situatie en bepaal je digitale strategie

Nadat je precies weet hoe je organisatie er nu voor staat, is het van belang om te onderzoeken wat de gewenste situatie is. Dit noemen wij de digitale strategie van je organisatie en het is belangrijk om dit vooraf goed te bepalen voordat je software aanschaft. Wil je bijvoorbeeld op termijn nieuwe diensten aanbieden, een ander businessmodel implementeren of een webshop starten naast je huidige bedrijfsvoering, dan moet je hier alvast rekening mee houden voor het aanschaffen van nieuwe software. Het is handig om dit vooraf duidelijk te hebben, zodat je niet achteraf de software omgeving van je organisatie hoeft aan te passen om nieuwe ontwikkelingen door te kunnen voeren.

Tip

In ons artikel over “tips voor het selecteren van software voor bedrijven” staan ook een aantal handige tips voor het uitvoeren van deze stap van het selectieproces namelijk:

• Stel een projectteam samen met meerdere disciplines
• Maak een lijst met wensen een eisen
• Pas op voor specifieke eisen

Stap 3: Maak een shortlist

Na het doorlopen van stap 2 weet je precies wat je wilt en kun je beginnen met het maken van een shortlist van de meest geschikte software systemen. Via SoftwareWatcher kun je dit op de volgende twee manieren doen:

• Vrijblijvend software advies aanvragen van SoftwareWatcher
• Zelf software vergelijken op SoftwareWatcher

Vrijblijvend software advies aanvragen van SoftwareWatcher

Wil je tijd besparen of heb je moeite met het maken van een shortlist van software. Vraag dan software advies aan via SoftwareWatcher. Na je aanvraag nemen we persoonlijk contact met je op. In een kort gesprek stellen we een aantal belangrijke vragen over jouw organisatie. Vervolgens gaat het SoftwareWatcher team onderzoeken welke software het beste bij jouw past. Na een paar dagen ontvang je een uitgebreid en onafhankelijk software advies.

Zelf software vergelijken op SoftwareWatcher

Via SoftwareWatcher kan je ook zelf een shortlist maken van de beste software voor jouw organisatie. Een handig hulpmiddel hiervoor is een van onze keuzehulpen of onze filters. Wanneer je jouw voorkeuren hebt opgegeven krijg je overzicht van geschikte software. Vervolgens kan je deze systemen met elkaar vergelijken. Zie ook de afbeelding hieronder.

Tip

In ons artikel over “tips voor het selecteren van software voor bedrijven” staan ook een aantal handige tips voor het uitvoeren van deze stap van het selectieproces namelijk:

• Sta open om bedrijfsprocessen aan te passen aan de software standaarden
• Check de integratie (koppel) mogelijkheden om verder te digitaliseren
• Bespaar geld door het kiezen van een prijsmodel dat bij je bedrijf past
• Vraag één of meerdere software demo’s aan
• Maak gratis gebruik van de software experts van SoftwareWatcher

Stap 4: Plan software demo's van software

Plan vervolgens software demo's in met de softwareleveranciers op je shortlist. Tijdens een software demo geeft een softwareleverancier een demonstraties van zijn software. Een software demo is om de volgende redenen waardevol:

1. Kom erachter wat de kwaliteit is van de software functies
2. Krijg een indruk van de gebruiksvriendelijkheid van de software
3. Leer de mensen achter de software kennen
4. Stel inhoudelijk vragen stellen over de software
5. Krijg een juiste indicatie van de kosten van de software
6. Ontdek of de software bij je organisatie past

Stap 5: selecteren van de beste software

Nadat je van alle softwareleveranciers op je shortlist een software demonstratie hebt gekregen, is het zaak om software te kiezen die bij je past. Mocht je er nog niet helemaal uit zijn, of nog steeds een paar vragen hebben, dan mag je altijd contact opnemen met een expert van SoftwareWatcher. 

Stap 6: Implementeren van de software

Mocht het mogelijk zijn dan raden wij aan om software gefasseerd te implementeren. Het implementeren van software neemt namelijk veel tijd in beslag en hierdoor kunnen sommige bedrijfsprocessen even stil komen te liggen. Wanneer je alle softwareapplicaties in één keer wilt implementeren dan bestaat het risico dat al je bedrijfsprocessen stil komen te liggen en dit wil je liever voorkomen.