Top 10 functies voor een boekhoudpakket

In de snel evoluerende wereld van financieel management, is het essentieel om over een boekhoudsysteem te beschikken dat niet alleen efficiënt en gebruiksvriendelijk is, maar ook een breed scala aan functionaliteiten biedt. Een goed boekhoudsysteem kan het verschil maken tussen een gestroomlijnde bedrijfsvoering en een berg van ongeorganiseerde financiële gegevens. In deze blog belichten we de top 10 functies van een modern boekhoudsysteem die elk bedrijf, groot of klein, zou moeten overwegen. Deze functies kunnen uw boekhoudkundige processen aanzienlijk verbeteren, waardoor u tijd en middelen bespaart en u een helder inzicht krijgt in uw financiële gezondheid.

1. Factureren

Zelf facturen maken en versturen vanuit het boekhoudpakket.

Voordelen:

• De software haalt zelf gegevens van een order of project en zet deze op de factuur. Dit betekent minder uitzoekwerk en een kleinere kans op fouten.
• Met enkele klikken is je factuur klaar, zonder dat je alle details handmatig moet invoeren.

2. Urenregistratie

Het registreren van de gewerkte uren per project of per medewerker in het boekhoudpakket. 

Voordelen:

• Weet hoeveel tijd aan elk project wordt besteed.

3. Scan & herken

Vanuit het boekhoudprogramma is het mogelijk facturen en bonnen te herkennen in de software.  Vaak is dit een onderdeel van een boekhoudprogramma, maar in de praktijk zie je ook vaak dat een boekhoudpakket kan koppelen met scan en herken software. Deze software is vaak veel uitgebreider qua functionaliteiten dan een scan en herken module in het boekhoudsysteem zelf. Verwerk je als bedrijf veel bonnen en facturen dan is het aan te raden om een los scan en herken systeem aan te schaffen.

4. Offertes  

Gebruik het boekhoudprogramma om zelfstandig en eenvoudig offertes te creëren.

5. Activa module

Het registreren van investeringen in de financiële administratie en dit automatisch laten afschrijven.

Dit kunnen fysieke activa zijn, zoals machines en apparatuur, maar ook immateriële activa, zoals intellectueel eigendom en licenties.

Je kan zelf aangeven over hoeveel jaar een activa dient te worden afgeschreven (bijvoorbeeld 5 jaar).  Het boekhoudprogramma maakt vervolgens automatisch een afschrijfplan aan en boekt de afschrijvingen in.

 

Hierdoor hoef je dus niet meer handmatig je afschrijvingen in te boeken. Dit scheelt dus enorm veel tijd en zijn je cijfers altijd inclusief afschrijvingen. Dit wordt namelijk vaak vergeten bij het presenteren van de tussentijdse cijfers. 

Sommige activa modules in boekhoudprogramma's kunnen ook registeren wat de locatie van een bepaald activa is of aangeven wanneer er onderhoud gepleegd moet worden. Daarnaast kunnen ze vaak de waarde en geschiedenis van de activa tonen en een planning maken wanneer het vervangen dient te worden. 

Bedrijven gebruiken dus vaak een activa module om ervoor te zorgen dat hun activa efficiënt worden gebruikt en goed wordt onderhouden. 

6. BTW aangifte  

Het boekhoudprogramma heeft een koppeling met de  Belastingdienst voor de BTW aangifte. Hierdoor kan je rechtstreeks de BTW aangifte indienen bij de Belastingdienst. Hierdoor hoef je niet meer in te loggen bij de Belastingdienst en handmatig de BTW aangifte in te vullen. Dit scheelt veel handmatige handelingen en maak je geen fouten meer in de BTW aangifte bij het over typen. 

 

Wanneer heb je de BTW aangifte functionaliteit nodig: 

 

Voor iedere bedrijf  BTW aangifte moet doen.

Hieronder een voorbeeld van BTW aangifte:

7. Bankafschriften inlezen  

Het boekhoudprogramma kan bankafschriften automatisch inlezen. 

8. Betaalservice module

Het genereren van een betaalbestand die ingelezen kan worden in de bank. Hierdoor is het mogelijk om meerdere facturen in een keer te betalen.

9. Doorklikken tot aan de factuur  

Doorklikken in posten en boekingen tot aan de onderliggende factuur. Het boekhoudprogramma biedt die mogelijk om vanuit een boeking rechtstreeks door te klikken naar een factuur. 

 

Let op!

 

Maak je gebruik van een scan en herken systeem (bijvoorbeeld Zenvoices of Basecone) dan is het verstandig om te kijken of het boekhoudprogramma een koppeling heeft met dit systeem. En dat het mogelijk is om de ingeboekte facturen in te zien via het boekhoudprogramma. 

10. Accountancyportaal  

Een accountant , administratiekantoor of adviseur kan toegang krijgen tot jouw financiële administratie. Op deze manier is het mogelijk om optimaal samen te werken in het boekhoudprogramma. De accountant, administrateur of adviseur krijgt toegang tot de administratie middels een eigen account. Hij of zij kan dan ondersteunen bij het voeren van de financiële administratie of advies geven. 

Conclusie

Het kiezen van het juiste boekhoudprogramma is cruciaal voor het succes en de groei van uw onderneming. Met de genoemde functies, zoals urenregistratie, geavanceerde factureringsopties, mobiele toegankelijkheid, en geïntegreerde BTW-aangifte, wordt het beheren van uw financiële zaken een stuk eenvoudiger en efficiënter. Het juiste systeem zorgt ervoor dat u zich kunt concentreren op wat echt belangrijk is: het laten groeien van uw bedrijf.