Wat is een UBL-factuur

Een UBL-factuur is een elektronische factuur die speciaal is gemaakt om automatisch verwerkt te worden door boekhoudsoftware. UBL staat voor Universal Business Language en is een internationaal bestandsformaat waarin factuurgegevens digitaal zijn vastgelegd. De factuur wordt opgeslagen als een XML-bestand, dat je boekhoudsoftware moeiteloos kan uitlezen.

PDF én XML: een veelgebruikte combinatie

Veel bedrijven versturen hun facturen rechtstreeks vanuit hun boekhoudpakket. In dat geval ontvang je vaak twee bijlagen in één e-mail:

• een PDF-factuur voor de ontvanger (leesbaar voor mensen),
• én een XML-bestand met de UBL-factuur (leesbaar voor de boekhoudsoftware).

Dat XML-bestand bevat alle belangrijke gegevens uit de factuur zoals bedragen, btw, klantgegevens en betaaltermijnen in een gestructureerd formaat. Hierdoor kan jouw eigen boekhoudsoftware deze gegevens automatisch inlezen vanuit je e-mail en een boekingsvoorstel doen, zonder dat je iets handmatig hoeft in te voeren.

Steeds meer organisaties en overheden gebruiken UBL-facturen. Zo ben je als leverancier van de Rijksoverheid zelfs verplicht om elektronische facturen te versturen. Zie ook ons artikel over De digitale factuur of elektronische factuur 

In dat artikel lees je precies wat het verschil is tussen een gescande factuur, een digitale PDF-factuur en een echte e-factuur (UBL).